美国雇主合规必备文件 | 律师指导助您规避风险
什么是 Form I-9？
Form I-9（Employment Eligibility Verification）是美国公民及移民服务局（USCIS）制定的法定表格，要求所有在美国境内工作的员工必须证明自己有合法的就业资格。所有美国雇主都有义务为其每一位新员工填写并保留Form I-9，无论该员工是：
- 美国公民
- 合法永久居民（绿卡持有者）
- 或是拥有合法工作许可的非移民身份持有者（如持F-1、H-1B、L-1等签证）
雇主不需将Form I-9提交至任何政府机构，但必须在雇佣期间妥善保存，以备美国移民与海关执法局（ICE）、劳工部（DOL）或司法部民权司（DOJ）进行审查。
哪些情况可以不填写 Form I-9？
以下情况豁免I-9填写义务：
- 员工于1986年11月6日之前（或在北马里亚纳群岛则为2009年11月27日之前）即已受雇
- 提供零星、非规律的临时家政服务的个人
- 通过独立承包合同工作，非雇员身份者
- 通过人力派遣公司安排的外包员工
- 不在美国境内工作的员工
Form I-9 表格结构说明
第一部分：员工填写（入职第一天或之前）
员工需填写以下信息并签字：
- 全名、曾用名、地址、出生日期
- 社会安全号码（SSN）——如雇主参与E-Verify则必须提供
- 公民/移民身份声明（如：美国公民、永久居民、有工作许可的外籍人士）
- 如果有翻译或代理人协助填写，需填写“Supplement A”并签字
第二部分：雇主填写（员工入职后3个工作日内）
雇主需：
- 审核并记录员工提交的原始身份证明与工作许可文件
- 填写所核实文件的信息（文件名称、签发机构、文件号码与到期日）
- 标注员工入职日期
- 由审核人本人签字，并注明公司名称与地址
注意：所有文件必须为原件，不能接受复印件（除官方例外）。雇主不得指定员工提供哪类文件，只可要求其从政府认可的文件列表中自选。
第三部分（Supplement B）：再雇佣或工作授权更新
适用于：
- 员工工作许可到期，需重新验证
- 雇员在填写原表三年内被再次雇佣
可接受的文件清单（部分）
| 文件类别 | 示例 |
|---|
| List A（可同时证明身份和工作许可） | 美国护照、永久居民卡（I-551）、带I-94记录的外籍护照等 |
| List B（仅证明身份） | 有照片的驾照、州政府身份证、学生证、军人证件等 |
| List C（仅证明工作许可） | 社会安全卡（无限制性说明）、出生证明、工作授权卡等 |
雇主不得只要求List A，也不能拒绝员工只提供List B+C的组合。
雇主保管义务与政府审查
- Form I-9 应在员工雇佣期内保留；雇佣结束后应保留：
- 至少 从雇佣开始起三年，或
- 从雇佣结束起一年，以较晚日期为准
- 可使用纸质、微缩胶片或电子方式保存，但电子系统需符合DHS标准
- 美国ICE、DOL、DOJ可提前3天发出书面通知，调阅I-9记录进行稽查
我们能为您提供的服务
作为美国与加拿大执业的专业律师事务所，大为律师事务所可为雇主提供：
雇主合规咨询
- 员工身份审查合规建议
- I-9政策内部审计
- 雇佣流程制度建设与雇主责任说明
表格填写与培训指导
- 协助HR团队掌握填写规则与文件核查标准
- 面对多国籍、多签证背景员工时的应对方案
政府审查应对
- 协助准备ICE或DOL审计所需材料
- 出席听证、回应RFI、应对潜在处罚风险
特殊情形处理
- 涉及OPT/CPT、H-1B、L-1、TN等特殊身份员工的I-9填报策略
- I-94、I-20、EAD卡等移民文件的合规识别与跟踪
- 身份中断与就业授权过期风险管理
联系我们
📍 大为律师事务所 Wang Law LLC
📧 邮箱：info@wanglaw.com
📞 电话：708-906-6999
🌐 官网：www.wanglaw.com
🌎 办公地址：芝加哥 | 多伦多