Form I-9 就业资格验证服务

美国雇主合规必备文件 | 律师指导助您规避风险

什么是 Form I-9?

Form I-9(Employment Eligibility Verification)是美国公民及移民服务局(USCIS)制定的法定表格,要求所有在美国境内工作的员工必须证明自己有合法的就业资格。所有美国雇主都有义务为其每一位新员工填写并保留Form I-9,无论该员工是:

  • 美国公民
  • 合法永久居民(绿卡持有者)
  • 或是拥有合法工作许可的非移民身份持有者(如持F-1、H-1B、L-1等签证)

雇主不需将Form I-9提交至任何政府机构,但必须在雇佣期间妥善保存,以备美国移民与海关执法局(ICE)、劳工部(DOL)或司法部民权司(DOJ)进行审查。

哪些情况可以不填写 Form I-9?

以下情况豁免I-9填写义务:

  • 员工于1986年11月6日之前(或在北马里亚纳群岛则为2009年11月27日之前)即已受雇
  • 提供零星、非规律的临时家政服务的个人
  • 通过独立承包合同工作,非雇员身份者
  • 通过人力派遣公司安排的外包员工
  • 不在美国境内工作的员工

Form I-9 表格结构说明

第一部分:员工填写(入职第一天或之前)

员工需填写以下信息并签字:

  • 全名、曾用名、地址、出生日期
  • 社会安全号码(SSN)——如雇主参与E-Verify则必须提供
  • 公民/移民身份声明(如:美国公民、永久居民、有工作许可的外籍人士)
  • 如果有翻译或代理人协助填写,需填写“Supplement A”并签字

第二部分:雇主填写(员工入职后3个工作日内)

雇主需:

  • 审核并记录员工提交的原始身份证明与工作许可文件
  • 填写所核实文件的信息(文件名称、签发机构、文件号码与到期日)
  • 标注员工入职日期
  • 由审核人本人签字,并注明公司名称与地址

注意:所有文件必须为原件,不能接受复印件(除官方例外)。雇主不得指定员工提供哪类文件,只可要求其从政府认可的文件列表中自选。

第三部分(Supplement B):再雇佣或工作授权更新

适用于:

  • 员工工作许可到期,需重新验证
  • 雇员在填写原表三年内被再次雇佣

可接受的文件清单(部分)

文件类别示例
List A(可同时证明身份和工作许可)美国护照、永久居民卡(I-551)、带I-94记录的外籍护照等
List B(仅证明身份)有照片的驾照、州政府身份证、学生证、军人证件等
List C(仅证明工作许可)社会安全卡(无限制性说明)、出生证明、工作授权卡等

雇主不得只要求List A,也不能拒绝员工只提供List B+C的组合。

雇主保管义务与政府审查

  • Form I-9 应在员工雇佣期内保留;雇佣结束后应保留:
    • 至少 从雇佣开始起三年,或
    • 从雇佣结束起一年,以较晚日期为准
  • 可使用纸质、微缩胶片或电子方式保存,但电子系统需符合DHS标准
  • 美国ICE、DOL、DOJ可提前3天发出书面通知,调阅I-9记录进行稽查

我们能为您提供的服务

作为美国与加拿大执业的专业律师事务所,大为律师事务所可为雇主提供:

雇主合规咨询

  • 员工身份审查合规建议
  • I-9政策内部审计
  • 雇佣流程制度建设与雇主责任说明

表格填写与培训指导

  • 协助HR团队掌握填写规则与文件核查标准
  • 面对多国籍、多签证背景员工时的应对方案

政府审查应对

  • 协助准备ICE或DOL审计所需材料
  • 出席听证、回应RFI、应对潜在处罚风险

特殊情形处理

  • 涉及OPT/CPT、H-1B、L-1、TN等特殊身份员工的I-9填报策略
  • I-94、I-20、EAD卡等移民文件的合规识别与跟踪
  • 身份中断与就业授权过期风险管理

联系我们

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