Form I-9 表格

Form I-9 表格

在美国找到工作后，办理工作签证时雇主和雇员须填写 From I-9, Form I-9 即雇佣资格核查表，雇主需要为每一雇员，包括美国公民，合法永久居民和临时外籍工提交 I-9 以证明雇主守法，证明雇员获准工作。该表格不用提交给移民局或者任何政府机构，有雇主自行保管以备国土安全局或者政府机构核查。属于以下情况的，可以不用填写 Form I-9。

• 1986年11月6日及之前雇佣的（如果是在CNMI雇佣的则是在2009年11月27日前）雇员
• 私人家庭雇佣临时工，该工作不定时，不规律或者不持续的
• 独立合同人的雇员（如果是独立合同人或者其雇员则不需要填写 Form I-9。比如，如果是雇佣建筑公司翻新自己的楼房，则不用为该建筑公司的员工填写 Form I-9，而是这个建筑工作给这些员工填写 Form I-9。）
• 该雇员是受雇于人力资源公司或者中介来给公司工作的
• 不在美国国土境内工作的雇员

Form I-9 表格填写内容及说明

• Section 1 需要由新雇佣的雇员（接受工作offer后）在就业的第一天或者早于这一天（从接受offer后就可以）填写，包括姓名，曾用名，出生日期，当前居住地址，美国社保号(自愿提供，除非雇主是参与移民局验证 USCIS E-Verify program)，邮箱地址和电话号码（资源提供），并勾选是以下哪种身份；然后雇员签字；如有找翻译，则还需要翻译签字
  • 美国公民
  • 美国非公民国民：美属萨摩亚出生的国民，前太平洋岛屿托管地的公民，或者是其子女
  • 合法永久居民：包括条件性绿卡持有者；此类申请人需要提供外国人注册号
  • 允许工作的外籍人：需要提供工作许可证到期日，外国人注册号/美国社保号；如果申请人的入境号是基于入境美国后从边境署获得的，需要提供所持国外护照号和签发国；如果是在美国境内从移民局获得的入境号则填写 N/A
• Section 2 需要由雇主在雇员就业第一天的3个工作日内填写并签名，且雇主在填写该部分前需要确认雇员已正确完整填写 Section 1 ；如果雇主雇佣雇员不到3个工作日，那么在就业第一天就要完成 Section 2；雇主需要核查雇员的证明文件（雇员需要出示原件以供雇主和对），可以是 List A 身份和工作许可证明文件，或者是 List B 身份文件及 List C工作许可文件；对于雇主每一个核实的文件需要将文件名，签发机构，文件号，到期日等信息填写到表格中（如果雇员是持有外国护照及Form I-94的学生或者交流访问者，则雇主还需要输入学生的 Form I-20 或者 DS-2019号码以及学习或者交流项目结束日期）；审核文件的人和 Section 2 签字的人须是同一人，审核人签字后写明姓名，公司名和公司地址
  • List A 可以同时证明身份和工作许可的文件，包括
  • 美国护照或者美国护照卡
  • 永久居民卡或者外国人注册卡
  • 外国护照带有 I-551 签章或者移民签证带有 I-551 印刷符号的
  • 带有照片的工作许可证 Form I-766
  • 外籍非移民身份雇员的护照及 Form I-94(或者 Form I-94A)
  • 密克罗尼西亚或者马绍尔群岛的护照及 Form I-94(或者 Form I-94A)
  • List B 只证明身份的文件，包括
  • 带照片的美国驾照
  • 由联邦，州或者地级政府签发带照片的身份证
  • 带照片的学生证
  • 投票人注册卡
  • 美国军官证
  • 军人子女身份证
  • 美国海警队商船卡
  • 美国原住民部落文件
  • 加拿大政府机构签发的驾照
  • 如果是18岁以下的雇员，不能提供以上文件，则可以提供学校成绩单，医疗卡，幼儿园记录（且此类雇员在 Section 1的内容填写需要由父/母或者监护人完成，且在签字处写上”Individual under age 18″，然后父/母或监护人完成下面的翻译/代理人部分及签字；如果雇员是残疾人，处理情况类似，则由非营利机构，协会或者监护人填写并写上“Special Placement”，然后完成下面的翻译/代理人部分及签字；这两类雇员的 Section 2的List B部分雇主要写上对应的”Individual under age 18″或者“Special Placement”）
  • List C 只证明工作许可的文件，包括
  • 社会保障卡，但是不包括写有“NOT VALID FOR EMPLOYMENT不能工作”“VALID FOR WORK ONLY WITH INS AUTHORIZATION有移民局许可才能工作”“VALID FOR WORK ONLY WITH DHS AUTHORIZATION有国土安全局许可才能工作”
  • 美国国务院签发的海外出生证明 Form FS-545
  • 美国国务院签发的申报出生证明 Form DS-1350
  • 由美国州，地，市或者领地签发的有官方盖章的出生证明原件或者认证件
  • 美国原住民部落文件
  • 美国公民身份证 Form I-197
  • 美国居住公民使用的身份证 Form I-179
  • 国土安全局签发的工作许可证
  • 对于以上材料，雇主不用明确要求雇员提供哪些，同时雇主可以复印雇员提供的以上材料，如果复印的话，需要每一个雇员的都要复印，随同 I-9 表格一同保管，以备国土安全局或者政府机构检查。
  • 雇员无法提供以上材料，则可以接受以下材料，包括
  • 针对所有雇员：雇员正在申请替换已过期，或者丢失或者损坏的原文件，并提供申请收据，并在雇佣后的90天内提供对应的原文件
  • 针对合法永久居民：Form I-94/I-94A的到达部分，带有临时 I-551 盖章且有雇员的照片。雇员需要在临时 I-551 盖章到期日前提供绿卡 Form I-551。如果临时 I-551没有到期日，则是签发日的一年内。
  • 针对难民：Form I-94/I-94的离开部分，带有难民入境签章。雇员需要在90天内提供不过期的工作许可证（Form I-766）或者是一个 List B的文件及一张无限制的社会保障卡。
  • Section 3 是用于雇主再次审核雇员工作许可来填写的部分。一般是在原 Form I-9 完成后的3年内重新雇佣该雇员，雇主可以选择填写 Section 3 或者重新填一份 Form I-9。如果 Section 1 中雇员的工作许可是有有效期的，那么雇主在到日期前或者当天需要重新审核工作许可。
• Section 3包括三个内容：Block A-如果雇员更名，雇主需要填写雇员新名字；Block B-如果在原I-9表格填写的三年内重新雇佣该雇员，需要填写重新雇佣的日期；Block-C-如果雇员的工作许可将要过期或者需要重审，或者在原I-9表格填写的三年内重新雇佣该雇员但是其工作许可将要过期或者需要重审，则需要填写该雇员提供的属于List A或者List C的文件名，文件号和文件到期日
  • 其中美国公民或者非公民居民不需要重新审核；
  • 以下文件不能重新审核，包括过期的美国护照或者护照卡，外国人注册卡，永居卡或者 List B中已过期的文件。
  • 对于移民身份，工作许可过期的雇员需要自行提前申请以确保持续有效的工作许可。
  • 如果雇员是持有H-1B或者L-1非移民身份的，且已经提交延期申请，则可以在原到期日继续为同一雇主工作240天。
• Form I-9 填写完成后，由雇主保留，一般是雇员工作多久就保留多久。如果雇佣结束了，雇主需要根据情况确定保留 I-9 多久，一般是雇佣开始日期后的三年，或者是雇佣结束后再保留一年，以较晚的时间为准。I-9 表格可以纸质，微缩或者电子保留，如果是电子保留，需要采用复合国土安全局标准的电子系统。同时，雇主需要保留对应的雇员证明文件的复印件或者扫描件，可以选择和I-9表格或者员工档案保管在一起，如果雇主保留了一个雇员的证明文件留底，那么所有的雇员都要留底。国土安全局，劳工局和美国特别检察局都有权核查 I-9 表格，提前三天通知，雇主收到通知后需要前往以上三个机构指定的地点接受检查。